一、派出手续

学生在获得公派出国（境）交换资格后，应完成以下几项校内手续：

1.学籍异动手续

在报名所在学期结束前三周，需将《本科生保留学籍申请表》或《研究生出国（境）休学离校手续单》和《公派出国（境）交换学习协议书》交至国际交流合作处（暨港澳台事务办公室）,再由其汇总后，连同交换生派出总名单一起，于该学期最后两周内转交至教务处或研究生院，代为办理学籍异动（研究生院称休学、教务处称保留学籍）手续。逾期不办理该手续者，一律以旷课论处，学校将不予认定该生在国（境）外大学修读的学分。

对于没办学籍异动手续就出国（境）的学生，以及没有学分要求且不愿办学籍异动手续的学生，国际交流合作处将把名单告知教务处或研究生院，以便其进行严肃处理。

注意：交换时间不许变更，如因特殊原因需提前回国（境）的，交换生需提交正式的书面申请，经境外大学交换生管理部门领导签字、同意后，报我校相关学院、国际交流合作处、教务处或研究生院，经以上各部门同意后，方可提前回国（境）。

2.选课手续

学生在提交学籍异动材料时，需同时提交《选课计划表》（原件一式三份）和《外方大学选课证明》至国际交流合作处，以便其代为办理选课手续。

如无法在派出前办理的，可在派出后委托他人提交，但时间不得迟于我校下学期校历规定的开学后第三周，再由国际交流合作处汇总后于第四周转交教务处或研究生院，代为办理选课手续。

如因特殊原因，派出时无法完成所有学期选课计划的，则在每学期我校开学三周内，把选课手续完成。

3.缴纳项目费

如按规定需缴纳项目费的，费用由交换生本人存入或转入湖南师大财务处指定账户，并凭原始存款单或转账单领取发票和派出证明。

二、返校手续

1.复学手续

（1）交换生应在派出任务结束后的新学期开学时办理复学。即：开学2个工作日内先到国际交流合作处报到，提交学习总结、出国（境）学习证明复印件、图片资料等材料。本科生获得国际交流合作处签署意见、研究生获得国际交流合作处出具的回国（境）报到单后，再在8个工作日内自行到教务处或研究生院办理复学手续。逾期两周不办理复学手续者，视为放弃学籍，作自动退学处理。

（2）学生办理返校手续时应到国际交流合作处提交以下材料：

① 《学分、成绩认定表》。填写要求见《关于加强出国（境）交换学习选课管理的通知》（http://oiec.hunnu.edu.cn/ShowDocument.aspx?ID=545 国际处网站信息发布栏目）。一式三份。如需对选课计划修改应同时提交《境外学习选课计划更改申请表》。如没有学分成绩认定的要求则不需要提交该表。

② 《湖南师范大学公派出国（境）本科生复学申请表》或《研究生复学申请审批表》。

③交换学校正式成绩单原件。同时将扫描件发送至国际交流合作处邮箱，命名为“姓名_交换学校_成绩单_201X.pdf”。

④交换学习总结（电子版）。字数1000-1500字，内容包括：学习生活经历、主要收获和成绩、对交换学校和国家（地区）的了解和体会、对交换项目的意见和建议等。并附在外生活、学习照片至少3张。电子版发送至国际交流合作处邮箱，命名为“姓名_交换学校_学习总结.doc”。

⑤如暂未取得正式成绩单，可提供交换学习证明（扫描件）先办理复学手续，成绩认定待收到正式成绩单后再办理。交换学习证明可为我驻外使馆开具的留学证明或交换学校开具的学习结业证明，应注明交换学习人员姓名、学习时间，命名为“姓名_交换学校_交换学习证明.pdf”。非英文证明材料应同时提供中文翻译件电子版。

（3）在收到符合要求的纸质及电子版材料后，国际交流合作处将在5个工作日内签署《学分、成绩认定表》及《复学申请表》，同时为返校同学开具返校报到单。

（4）因故未完成交换学习计划而提前返校的同学，需书面说明提前返校原因，并按照《交换学习协议》处理好违约事项后方能报到。

2.学分、成绩认定手续

交换生需在我校下学期校历规定的开学后第三周结束前，把由所在学院认可的学分、成绩认定材料交至国际交流合作处，由其签署意见后，在第四周连同回校报到交换生总名单一起转交至教务处或研究生院审批；两部门完成审批后，将审批结果反馈至国际交流合作处和各学院；最后由交换生本人持教务处签字盖章的《湖南师范大学公派出国（境）本科生复学申请表》或研究生院签字盖章的《湖南师范大学研究生申请复学审批表》到学院办理正式报到手续。

国际交流合作处地址：

湖南师范大学本部木兰楼留学生公寓126办公室（图书馆斜对面）

联系方式：

88872245廖老师【亚洲（日韩除外）、欧洲派出】312248142@qq.com；

88872245刘老师【美大派出】149795562@qq.com；

88872992方老师【日韩派出】1370336839@qq.com；

88826682周老师【返校手续】yzhou.oiec.hnu@foxmail.com。