各学院教务办、学工办：

根据国家教育部和省教育厅有关文件精神,为了确保2009届预计毕业生工作的顺利进行，现将2009届预计毕业生信息校对和图像采集工作的有关事项安排如下:

一、预计毕业生信息校对

1、请各学院认真校对教务处下发的本院2009届预计毕业生的各项信息，其中包括学号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、专业（方向）、入学日期、学制、培养层次、民族、身份证号、籍贯等字段，修改不正确的信息，补充不完整的信息，添加遗漏的预计毕业生信息并填写《2009届预计毕业生添加名单汇总表》（附表1），删除不能预计毕业的学生并填写《2009届预计毕业生删除名单汇总表》（附表2），有学籍异动情况的学生请在备注栏中注明学籍异动情况，其中包括转学、转专业、专升本、休学、复学、退学等。学院校对完预计毕业生信息后，还需组织每个学生认真校对本人的信息并要求学生本人签名，以示负责，不得请人代签。

2、根据教育部学籍学历电子注册管理系统的要求，预计毕业生的各项信息都必须规范化，在修改、填写各项信息时必须注意：姓名字段中间不能有空格；出生日期以身份证为准，用八位数字表示，如1986年3月5日填写为“19860305”；身份证号码用十五位或十八位数表示；籍贯填写为“××省××县（市）”；政治面貌填写为“共青团员”、“中共党员”、“中共预备党员”、“群众”；如有其他需要特殊说明的情况，请填写在备注栏中。

3、根据国家教育部和省教育厅有关文件规定，凡毕业相关信息与招生数据不一致的学生，不能通过教育部的网上学历电子注册。经教务处初步审核，下发数据备注栏中已注明审核未通过的原因，其中有姓名、性别、出生日期、身份证号等关键字段信息与招生数据不一致，如属招生录取时错误，请填写《高等学校学生录取信息更正审批表》并附相关证明材料（一式三份）；如属入校后学生本人申请更改相关信息者，请填写《高等学校学生学籍信息更正审批表》并附相关证明材料（一式两份）。

4、学院和学生本人核对完信息后，由学院在下发的数据中修改后，打印本院《2009届预计毕业生情况登记表》，并填写《2009届预计毕业生信息校对勘误汇总表》（附表3）、《2009届预计毕业生人数统计表》（附表4）。

各学院《2009届预计毕业生情况登记表》、《高等学校学生录取信息更正审批表》、《高等学校学生学籍信息更正审批表》以及附表1­­—4，均需由相关负责人签字并加盖学院公章，于2008年12月10日之前交教务处学籍管理科，同时提交所有材料的电子文档。

二、 预计毕业生图像采集

1、毕业生图像采集是学历证书电子注册工作中的重要环节，是教育部维护高校毕业生毕业证、学位证合法权益，打击社会不法分子伪造、贩卖假学历文凭等活动的有力举措，同时能保证毕业证、学位证照片与网上学历证书电子注册照片统一，以利于社会和用人单位查询,各学院要教育学生从思想上高度重视并积极配合做好这项工作。

2、毕业生图像由教育部委托新华社统一采集，根据新华社湖南图像采集中心的统一安排，我校毕业生图像采集时间定为2008年12月13日至12月14日，图像采集地点在至善楼104、115教室，各学院图像采集具体时间地点安排见《2009届预计毕业生学历证书电子注册图像采集安排表》（附表5）。

3、请各学院务必告知每个预计毕业生，确保学生在此期间不得外出，以免影响图像采集工作以及毕业证、学位证的发放。同时提醒学生在图像采集时注意自身仪表，图像采集时背景统一为深蓝色，学生着装请避免类似颜色，可着白色或浅色服装，尽量不要穿毛领衣服，长头发的同学须把头发扎起，避免披肩散发。

4、在下发的本院《2009届预计毕业生图像信息采集学生名单》中，每个学生都有一个对应的预拍摄序号，拍摄时以学院为单位，严格按照预拍摄序号顺序组织学生拍摄，毕业生须携带身份证，各学院毕业班辅导员必须到场负责拍摄的组织工作，至少安排6名现场工作人员，其中2人负责维护进出口秩序，1人负责组织学生按预拍摄序号顺序排队，1人负责在拍摄现场填写登记表格，1人负责将拍摄序号输机，1人在场外负责维持秩序。6名现场工作人员必须在本学院拍摄时间前15分钟到位。

5、根据《关于做好2009届高等学校毕业生图像信息采集工作的通知》（湘教通[2008]351号）精神，毕业生的图像采集费由拍摄学校代收，收取标准为15元/人，请各学院负责人以院为单位统一收取图像采集费。

6、学院和学生本人校对后的预计毕业生数据库将作为图像采集时的基础数据，请各学院根据已经校对好的预计毕业生数据以及学生交费情况打印一份《2009届预计毕业生图像信息采集学生名单》，毕业班辅导员签字并加盖学工办公章，连同收取的图像采集费于2008年12月10日之前交教务处学籍管理科。

7、从2008年开始，学历证书电子注册实行网上在线注册，学生图像信息直接采用中国高等教育学生信息网上经学生本人确认无误的图像，网上学历证书电子注册信息中有没有图像，图像信息准不准确，完全取决于学生自己的校对。

请各学院督促毕业生务必在采集完图像40个工作日后登录中国高等教育学生信息网（www.chsi.com.cn）的“学历电子注册图像校对系统”，在线校对本人的图像及有关信息，校对时应注意：每人仅有一次校对机会；由于图像校对内容涉及个人信息，所以必须由学生本人校对，不要委托他人代劳；若信息无误请点击“信息无误”按钮并确定；若发现图像及有关信息错误，请毕业生点击“信息有误”按钮，输入正确信息后再点击“提交校对结论”按钮，并到各学院教务办登记，由各学院教务办将情况汇总并填写《2009届预计毕业生网上图像信息检查勘误汇总表》（附表6）并于2009年3月5日前交教务处学籍管理科。

教务处 学生工作部（处）

二○○八年十二月二日

关于做好我校2009届预计毕业生信息校对和图像采集工作的通知.doc

相关附表.rar